V tej številki:

• Uvodnik: Pred 1. konferenco o interni komunikaciji in intranetu
• Članek: Intraneti prepogosto organizirani tehnoloških možnosti in ne okrog potreb in pričakovanj uporabnikov.
• Članek: 10 svetovnih trendov pri razvoju intraneta in ekstraneta

Razmišljanje pred 1. konferenco o interni komunikaciji in intranetu

Lep pozdrav!

Pred dobrim mesecem smo naredili raziskavo o stanju uporabe intraneta pri podjetjih, ki so večja od sto zaposlenih. Vzeli smo vzorec 150 podjetij in ugotovili, da skoraj 95 % slovenskih podjetij, ki so večja od sto zaposlenih, ima intranet.

Toda odlična novica se razblini ob dejstvu, da je velika večina teh intranetov bolj strošek, kot koristna naložba podjetja. Intraneti so pač še vedno organizirani okoli možnosti, ki jih ponuja tehnologija in ne okoli potreb in pričakovanj uporabnikov.

Pri raziskavah, ki so bile narejene na svetovnem nivoju (npr. podjetje Nielsen Norman Group), so ugotovili, da so dejanske koristi, ki jih podjetja dobijo od intraneta zelo majhne. Problemi, ki se pojavljajo so predvsem:

• Intraneti niso narejeni z vidika uporabnikov, temveč z vidika tehnologije.
• Intraneti niso enostavno uporabni - zaposleni na njih ne dobijo informacij, ki jih iščejo, izgubljajo se v njegovi strukturi, itd.
• Tretji problem pa je, da intranete snujejo napačni ljudje v podjetju…. tudi iz naše raziskave smo ugotovili, da je več kot 70 % intranetov zasnoval v celoti (vsebinsko in konceptualno) IT oddelek v podjetju. Drugi oddelki sploh niso imeli vloge pri tem. To je strašna številka. Če ne sodeluje pri konceptu intraneta celotno podjetje, vsi oddelki, intranet sploh nima možnosti, da bi dosegel nek potencial za neko koristnost.

Čarobna palica za rešitev vseh teh problemov ne obstaja. Vsaj nekaj dobrih odgovorov nanje pa boste lahko dobili 8. marca 2005 na 1. slovenski konferenci o intranetu in internem komuniciranju: Kako zasnovati in razvijati intranet kot strateško poslovno orodje.

Na spletni strani konference smo za vas pripravili:

• Rezultate raziskave o uporabi intraneta
• Brezplačno poročilo o trendih razvoja intraneta
• Zapis TV intervjuja o konferenci.

Robert Rolih, urednik

"Intraneti prepogosto organizirani tehnoloških možnosti in ne okrog potreb in pričakovanj uporabnikov."

Hura…imamo intranet! Ups, kaj pa naj zdaj damo nanj in počnemo z njim!?

Obdobju streznitve o možnostih interneta oz. svetovnega spleta pri poslovanju podjetij sledi novo preverjanje: kaj pomeni intranet pri strateškem upravljanju podjetij, kakšna je njegova prava vloga pri poslovnih aplikacijah in kaj ponuja pri upravljanju notranjih komunikacij organizacij?

Bi pri tem bilo potrebno sploh začeti že z definicijo, kaj intranet pravzaprav sploh... je!?

Študije (Jacob Nielsen, Cranfield School of Management) kažejo, da bo naslednje leto (spet!) v marsičem nekakšna prelomnica, saj dosedanji intraneti praviloma še zdaleč niso izpolnili pričakovanj in so prej strošek kot strateška naložba podjetij!

Cilji, kot so povečanje produktivnosti, boljša informiranost zaposlenih, sodelovanje med različnimi deli podjetij, delitev znanja, večja zavzetost zaposlenih, razvoj zaposlenih in metod njihovega usposabljanja, podpora poslovnemu odločanju, izboljšave projektnega in vodenja nasploh, boljše medsebojno poznavanje ipd., pogosto še zdaleč niso bili uresničeni!

Razlog za to pa se kaže v spoznanju, da so intraneti vse prepogosto organizirani okrog možnosti, ki jih ponuja tehnologija, in ne okrog potreb in pričakovanj uporabnikov! O njihovih pričakovanjih se prepogosto ugiba, pravih testov uporabnosti ne poznamo, nerazvidni so kriteriji uspešnosti, vse premalo je spodbujanja aktivnega sodelovanja in participacije zaposlenih, navigacija je marsikje še premalo intuitivna, ne transparentna in zgrešena, upravljanje vsebin pa popolna enigma. Veliko intranetov je tako pravo "sračje gnezdo" in popolna zmeda!

Kaj narediti, da bodo intraneti podjetij res postali strateško orodje organizacijskega komuniciranja in ne le podaljšek e-pošte ali prenos brošur in internih biltenov v e-obliko?

Brane Gruban, ABC*
*(Accredited Business Communicator, Los Angeles, 1997)
direktor Dialogos, Strateške komunikacije, d.o.

10 svetovnih trendov pri razvoju intraneta in ekstraneta

Trend 1: Uporabniki postajajo središče sistema

Ko so pred petimi do desetimi leti podjetja pričela razvijati sisteme, so bila osredotočena na uvedbo lažjega dostopa do informacij. Ti sistemi so se kmalu razvili v orodja, ki so poenostavljala in pospeševala komunikacijo v podjetju in s kupci. Poleg tega pa so tudi pomagali podjetjem, da so na trg prodrla hitreje in si ustvarila nove poslovne priložnosti preko spleta. Pred kratkim pa so podjetja začela delati sisteme, ki kupcem in partnerjem olajšajo poslovanje s podjetjem. Določene informacije, ki so bile do tedaj le v podjetju, so prenesla tudi h kupcem. Poenostavljeno poslovanje z vašim podjetjem jasno pomeni tudi večji dobiček; še pomembneje pa je, da se to dolgoročno lahko odraža tudi v zvestobi kupcev.

Trend 2: Dostavljanje informacije tja, kjer je potrebna

Dandanes podjetja informacije dostavljajo na številne različne lokacije. V podjetju Mazda dobivajo informacije tudi na servisnem oddelku, kjer mehaniki lahko do podatkov o avtomobilu pridejo s pomočjo njegove registrske številke. Podjetje Cleaver-Brooks načrte svojih grelcev za vodo dostavlja inženirjem tudi v kotlovnice pri strankah in tako pomaga 10.000 inženirjem po celem svetu bolje in hitreje razvijati nove produkte.

Trend 3: Intranet postaja samoumeven

Vloga intraneta v poslovanju se še naprej krepi in postaja vse bolj odločilna. V podjetju Cisco npr. 98 % zaposlenih redno uporablja intranet, podjetje pa ima v svoji panogi enega najvišjih prihodkov na zaposlenega.

Trend 4: Integracija v vse poslovne procese

Eno ključnih sporočil podjetij, ki imajo odlične intranete je, da je vrednost intraneta največja, ko je ta tesno povezan z vsemi poslovnimi procesi. Pri Ciscu je vsak od 16.000 zaposlenih obravnavan kot razvijalec intraneta. Cisco je izračunal, da je njegov ROI na vložke v intranet 35 milijonov USD letno.

Trend 5: Še več zanimivih aplikacij

Pred kratkim smo bili lahko priča številnim resnično zanimivim načinom razvoja intraneta in ekstraneta. V intranetu podjetja Remedy lahko najdemo rubriko "Ask Mom" ("Vprašaj mamo"), podjetje Sandia ima iskalnik, ki zaposlenim poišče in sporoči stanje večjih projektov, podjetje National Semiconductor pa ponuja orodja, ki večjim kupcem pomagajo postavljati svoje domače strani.

Trend 6: Večja podpora sodelovanju med zaposlenimi

Večje število intranetov zaposlenim pomaga pri medsebojnem sodelovanju, ne le znotraj posameznih podjetij, temveč tudi z drugimi poslovnimi partnerji. Podjetje 3Com je postavilo stran 3Community; ameriška mornarica U.S. Navy in podjetje Boeing pa imata sistem po imenu GOSNET, s pomočjo katerega si delita informacije.

Trend 7: Bolj prefinjeni razvojni modeli

Tako kot postaja internet vse pomembnejši za podjetja, lahko vidimo, da podjetja postajajo naprednejša tudi kar se tiče razvijanja, vzdrževanja in širjenja svojih internih sistemov. Podjetje PHH je tako npr. pričelo z uporabo pristopa "načrtuj veliko, zgradi majhno". Ta pristop podjetju omogoča razširiti svoj intranet delček za delčkom, temelji pa na že obstoječem modelu in zgradbi.

Trend 8: Manj je več

Vse več podjetij spoznava, da velike razvojne ekipe na področju razvoja intranetov ne prinašajo želenih rezultatov. Zato ima veliko podjetij namenoma majhne razvojne ekipe, ki so bolj obvladljive in bolj fleksibilne.

Trend 9: Vključevanje managementa znanja

Management znanja je dosegel intranet, in sicer najprej v obliki "interesnih skupnosti". Podjetja, ki so pričela z vključevanjem managementa znanja v intranet sisteme, poročajo, da sedaj lažje konkurirajo na trgu. Takšen razvoj lahko zasledimo pri najrazličnejših podjetjih, kjer je razvoj aplikacij za management znanja osredotočen na določene skupine zaposlenih (npr. s področja prodaje ali IT-ja).

Trend 10: Nove poslovne priložnosti

S pomočjo intraneta podjetja lažje zajemajo in razširjajo informacije, nekatera pa so v tem našla tudi nove priložnosti. Podjetje CKS, katerega cilj je bilo ugotoviti sposobnosti več kot 2.000 zaposlenih, je znotraj podjetja odkrilo mnoga strokovna znanja in talente, za katere sploh ni vedelo. Posledično so lahko razširili svojo ponudbo storitev.

Povzeto po Darwinmag.com
Članek je del posebnega poročila o trendih razvoja intraneta.

Robert Rolih

Želim vam uspešno poslovanje,

Robert Rolih, urednik

Uspeh Internet Marketing izdaja podjetje Uspeh d.o.o. Uspehovo poslanstvo je pomagati podjetjem vzpostaviti načine pridobivanja strank, katerih temeljna lastnost je visoka donosnost glede na vloženo investicijo. Posebej je specializiran na področje interneta, kjer dosega odlične rezultate. Podjetje Uspeh d.o.o. je lastnik blagovne znamke Akademija Panta Rei.